Cuando surgen imprevistos o actividades no planificadas en nuestro día, sentimos que la planificación fue en vano y que perjudicó todo nuestro plan. Pero, si planificamos bien, podremos adaptarnos y tomar mejores decisiones a la hora de ubicar las tareas emergente dentro de nuestro día. Tener un plan de acción te permitirá lidiar con los imprevistos sin sentir que todo se arruinó: la organización es la que nos dará libertad.
Veámoslo con un ejemplo práctico:
*Josefina, estudiante.
Para este día, Josefina tiene 5 actividades planificadas, las que están destacadas en amarillo, son sus prioridades.
Estudiar calculo 2
Ir al gym
Reunión con grupo de trabajo a las 16 hrs.
Imprimir documento guía
Terminar guía ejercicios
Durante la tarde, surge una actividad no planificada: Hay que ir a entrevistar a 2 expertos sobre un tema, y debe presentar mañana la información.
¿Qué debería hacer Josefina?
En este caso, lo mejor es hacernos preguntas que nos ayuden a decidir y tomar la mejor elección:
Pero primero: priorizar es la clave, así que las actividades destacadas, son las prioritarias e impostergables. Sabiendo esto, podemos empezar con las preguntas sobre la actividad emergente, para re-planificar correctamente con este imprevisto.
¿Es importante esta actividad?
¿Es urgente?
¿Debería cancelar alguna de las actividades planificadas y reemplazarla por esta?
¿Qué impacto tiene incluir este emergente en el día u otro día?
¿Cuánto tiempo me tomará resolver y terminar este emergente?
Y acá las respuestas de Josefina, del ejemplo práctico:
¿Es importante esta actividad? R: Sí, porque se debe presentar mañana y es una entrega que permitirá avanzar en un trabajo.
¿Es urgente? R: Sí, porque debe si o si hacerse ahora, ya que los expertos no nos atenderán mañana en la mañana.
¿Debería cancelar alguna de las actividades planificadas y reemplazarla por esta? R: Sí, voy a buscar qué actividad puedo posponer sin alterar los objetivos principales.
¿Qué impacto tiene incluir este emergente en el día u otro día? R: Tiene un impacto medio, porque no podré cumplir mi hábito de ejercicio diario y tampoco podré terminar mi guía de ejercicios, por lo que mañana lo tendré más cargado, pero evaluando los pros y contras de incluir este emergente, conviene hacerlo.
¿Cuánto tiempo me tomará resolver y terminar este emergente? R: Me tomará aproximadamente entre 2 y 3 horas. Debo investigar sobre los expertos de forma superficial, armar la entrevista de 10 preguntas, coordinar la entrevista para esa tarde y entrevistar en 20 minutos a cada uno.
Conociendo el tiempo que me tomará, veo la o las actividades que tenía planificadas que abarcan más o menos ese tiempo y evalúo si es posible posponerlas para mañana.
En este caso, habría que posponer el gym (1 hora aprox) y terminar guía ejercicio (1 hora aprox) = 2 horas.
Lo que deberíamos hacer ahora es incluir en nuestro planificador, las 4 actividades nuevas que surgieron por la entrevista, tachamos las 2 actividades que no podremos hacer y las reubicamos para mañana.
Pero… Josefina no va a poder terminar todo el plan que tenía para el día.
Sí y es lo más normal y realista, no siempre se podrá cumplir todo, porque hay muchas cosas que no dependen de nosotros y el tiempo es limitado. Lo importante es ser capaz de adaptarse rápido y entender tus prioridades para elegir de la mejor forma sin afectar tus objetivos principales.
Siempre considerar que no todo lo urgente es importante y que no vamos a meter miles de emergentes al día posponiendo toda nuestra planificación, hay que saber diferenciar urgente de importante, cosas que nos suman de cosas que no nos suman y tareas que aportan a nuestros objetivos de las que no nos aportan.
